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一般產品出口代理業務流程

一、 業務目標

  1 、經營目標

      1.1 獲取經營利潤。

      1.2 擴大市場份額。

      1.3 保證資金安全,降低貨款回籠風險。

  2 財務目標

      2.1 核算規范,確保銷售收入及應收賬款的真實、準確、完整。 

  3 合規目標

      3.1 產品銷售符合國家有關外貿、外匯、海關政策及國際慣例。

      3.2 采購合同或出口代理協議、國際貿易(出口)合同符合合同法等國家法律、法規和股份公司內部規章制度。 

二.業務風險

  1、經營風險

      1.1 隨意降價導致收入減少。

      1.2 擅自提價導致市場丟失。

      1.3 賒銷失控導致壞賬或貨款不能及時回籠。

      1.4 貨物發運不符合銷售管理規定。

      1.5 未經審核,擅自變更采購合同或出口代理協議、國際貿易(出口)合同標準文本中涉及權利、義務條款導致的風險。

  2、財務風險

      2.1 信用證交單不及時,單證不符。

      2.2 虛增或截留收入。

      2.3 銷售收入計算錯誤。

      2.4 貨款回籠誤入賬戶。

      2.5 應收賬款不及時催收,出現呆賬、壞賬。

  3、合規風險

      3.1 違反國家外貿、外匯、海關政策和國際慣例。

      3.2 采購合同或出口代理協議、國際貿易(出口)合同不符合合同法等國家法律、法規和股份公司內部規章制度的要求,造成損失。 

三、 業務流程步驟及控制點

  1、合同洽談

      1.1 外貿代理公司對境外客戶詢價按產品分類由專人負責,并根據詢價尋找供應商。

      1.2 外貿代理公司業務人員利用股份公司石化產品資源主動與境外客戶聯系進行產品市場開發工作、函電來往、合同洽談、提供樣品等具體事宜。 

      1.3 對境外新客戶,由外貿代理公司部門經理根據對客戶公司資料的分析,組織進行評審。

  2、合同簽訂

      2.1 外貿代理公司業務人員在與供應商達成一致意見后,按照經法律事務部審定的標準合同文本制作采購合同或出口代理協議,同時填寫評審表格;由部門經理、相關業務部門及外貿代理公司分管副經理組織評審。

      2.2 外貿代理公司業務人員在與境外客戶就國際貿易(出口)合同條款達成一致后,負責制作國際貿易(出口)合同,同時填寫評審表格;由業務部門、財務部門經理進行合同評審。

      2.3 外貿代理公司對經評審后的合同,根據合同金額、按照授權權限,由相應業務人員與供應商簽訂采購合同或出口代理協議、與境外客戶簽訂國際貿易(出口)合同。

  3、支付供應商貨款

      3.1 外貿代理公司支付供應商貨款,應嚴格按照采購合同或出口代理協議要求辦理。支付貨款和相關費用時需填寫貨款支付申請表,經業務部門經理審核通過并經財務部門負責人審核后予以付款。 

  4、貨物檢驗和出運

      4.1 外貿代理公司對采購或代理產品和服務的驗證,由經辦業務人員按合同規定進行。

      4.2 出口產品備妥后,外貿代理公司經辦業務人員按國際貿易(出口)合同要求,組織對產品檢驗,安排租船訂艙,并對承運方進行貨代評審。

      4.3 出口產品發運,外貿代理公司經辦業務人員按國際貿易(出口)合同要求安排出運,領取出口收匯核銷單,經部門經理審查登記后辦理貨物出口報關手續。

  5、收匯 

      5.1 匯付項下,外貿代理公司業務人員及時將全套單據通過安全途徑送達境外客戶。

      5.2 托收和信用證項下,外貿代理公司經辦業務人員在審核單據后,制作交單申請,并簽字交財務部門,及時辦理銀行交單或議付手續。

  6 催收賬款

      6.1 外貿代理公司經辦業務人員同時負責催收貨款,對逾期不能收匯,催收無效給股份公司造成損失的,則按責任事故處理權限及處罰規定辦理,并保留相應的記錄。

  7、核銷退稅

      7.1 外貿代理公司業務人員及時將報關后有關單據轉交財務部門,并填寫單據轉交表格,由財務部門簽收后,按規定的期限及時辦理外匯核銷手續。

      7.2 代理出口業務由財務部門及時辦理貨物代理出口證明,由代理出口業務部門將有關資料寄給供貨商。自營出口業務在核銷后,業務人員應及時將有關單據填寫單據轉交表格,由財務部門簽收。

      7.3 財務部門經財務稽核人員復核發票及有關單據后,及時辦理出口退稅及核銷手續。

  8、售后工作

      8.1 對供應商和境外客戶提出的投訴和理賠,外貿代理公司出口業務部門應及時處理,分析原因、找出責任人,并采取相應的措施。 

      8.2 外貿代理公司應對供應商和境外客戶進行年度滿意度情況調查。

四、 業務流程圖表 業務目標 業務風險 控制點 監督檢查方法 流程圖 

  1、獲取經營利潤

  2、擴大市場份額 

  3、保證資金安全,降低貨款回籠風險

  4、核算規范,確保銷售收入和應收賬款的真實、準確、完整

  5、產品銷售符合國家有關外貿、外匯、海關政策及國際慣例

  6、采購合同或出口代理協議、國際貿易(出口)合同符合合同法等國家法律、 法規和股份公司內部規章制度 

      6.1 隨意降價導致收入減少。

      6.2 擅自提價導致市場丟失。

      6.3 賒銷失控,導致壞賬或貨款不能及時回籠。 

      6.4 貨物發運不符合銷售管理規定。

      6.5 未經審核,擅自變更采購合同或出口代理協議、國際貿易(出口)合同標準文本中涉及權利、義務條款導致的風險。

      6.6 信用證交單不及時,單證不符(控制點 

      6.7 虛增或截留收入。 

      6.8 銷售收入計算錯誤。 

      6.9 貨款回籠誤入賬戶。 

      6.10 應收賬款不及時催收,出現呆賬、壞賬。 

      6.11 違反國家外貿、外匯、海關政策和國際慣例。

      6.12 采購合同或出口代理協議、國際貿易(出口)合同不符合合同法等國家法律、法規和股份公司內部規章制度的要求造成損失。

  7、合同洽談

  8、 合同簽訂

  9、 支付供應商貨款

  10、 貨物檢驗和出運

  11、 收匯

  12、 催收賬款

  13、 核銷退稅

  14、 售后工作 工作 

      14.1 外貿代理公司對境外客戶詢價按產品分類由專人負責,并根據詢價尋找供應商。 

      14.2  檢查是否有往來信件傳真記錄。 

      14.3  對境外新客戶,由部門經理根據對客戶公司資料的分析,組織進行評審。 

      14.4 檢查是否進行新客戶評審。 

五、合同簽訂 

  1、外貿代理公司業務人員在與供應商初步達成一致意見后,按照經法律事務部審定的標準合同文本制作采購合同或出口代理協議,同時填寫評審表格;由部門經理、相關業務部門及外貿代理公司分管副經理組織評審, 檢查評審表是否有相關授權人員簽字。

  2、外貿代理公司業務人員在與境外客戶就國際貿易(出口)合同條款達成一致后,負責制作國際貿易出口合同,同時填寫評審表格,由業務部門、財務部門經理進行合同評審。 

  3、檢查評審表是否有相關授權人員簽字 

  4、外貿代理公司對經評審后的合同,根據合同金額、按照授權權限,由相應業務人員與供應商簽訂采購合同或出口代理協議、與境外客戶簽訂國際貿易(出口)合同。 

  5、檢查合同金額及合同簽字人授權權限。 

  6、支付供應商貨款 

      6.1外貿代理公司支付供應商貨款,應嚴格按照采購合同或出口代理協議要求辦理。支付貨款和相關費用時需填寫貨款支付申請表,經業務部門經理審核通過并經財務部門負責人審核后予以付款。 

      6.2 檢查相關貨款支付申請表是否有部門經理簽字。 

  7、貨物檢驗和出運 

      7.1 外貿代理公司對采購或代理產品和服務的驗證,由經辦業務人員按合同規定進行。 4.1 檢查是否有相關產品質量證,數量證。 

      7.2 出口產品備妥后,外貿代理公司經辦業務人員按國際貿易(出口)合同要求,組織對產品檢驗,安排租船訂艙,并對承運方進行貨代評審。 4.2 檢查貨代評審表及相關資料是否通過運輸部門評審。 

      7.3 出口產品發運,外貿代理公司經辦業務人員按國際貿易(出口)合同要求安排出運,領取出口收匯核銷單,經部門經理審查登記后辦理貨物出口報關手續。 

      7.4 檢查對應合同條件下的相關對應單據記錄。 

  8、收匯 

      8.1 匯付項下,外貿代理公司業務人員及時將全套單據通過安全途徑送達境外客戶。 

      8.2 檢查是否有寄單收條。 

      8.3 托收和信用證項下,外貿代理公司經辦業務人員在審核單據后,制作交單申請,并簽字交財務部門,及時辦理銀行交單或議付手續。 

      8.4 檢查是否有交單申請表,及簽字。 

  9、催收賬款 

      9.1 外貿代理公司經辦業務人員同時負責催收貨款,對逾期不能收匯,催收無效給股份公司造成損失的,則按責任事故處理權限及處罰規定辦理,并保留相應的記錄。 

      9.2 檢查貨款催收情況,對未能按期收回應收貨款的責任人是否按規定進行處罰。 

  10、核銷退稅 

      10.1 外貿代理公司業務人員及時將報關后有關單據轉交財務部門,填寫單據轉交表格,由財務部門簽收后,按規定的期限及時辦理外匯核銷手續。 

      10.2 檢查有財務部門簽字的業務轉交表。 

      10.3 代理出口業務由財務部門及時辦理貨物代理出口證明,由代理出口業務部門將有關資料寄給供貨商。自營出口業務在核銷后,業務人員應及時將有關單據填寫單據轉交表格,由財務部門簽收。 

      10.4 財務部門經財務稽核人員復核發票及有關單據后,及時完成退稅及核銷工作。 

      10.5 檢查發票及有關單據是否經財務稽核人員復核,退稅核銷工作是否完成。 

  11、售后工作 

      11.1 對供應商和境外客戶提出的投訴和理賠,出口業務部門應及時處理,分析原因,找出責任人,并采取相應的措施。 

      11.2 外貿代理公司應對供應商和境外客戶進行年度滿意度情況調查。 

千諾國際 一般產品出口代理業務流程

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